Etiske retningslinjer - Leverandører
Formål og innledende beskrivelse
Karlsen & Nordseth Entreprenør AS (heretter kalt KNE) respekterer menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i alle deler av virksomheten. Vi har forpliktet oss til ansvarlig forretningsdrift og skal være en aktør som deltar i overgangen til et mer bærekraftig samfunn. Vi jobber for å skape positiv verdi for våre kunder, ansatte og eiere samt identifisere, forebygge, begrense og rette opp negative konsekvenser for menneskerettigheter og miljø.
KNE sine interne etiske retningslinjer beskriver hva vi forventer av våre ansatte og hvordan de skal opptre. Videre sørger vi for at våre ansattes rettigheter til enhver tid ivaretas, at HMS regelverket etterleves i alle egne arbeidsoperasjoner og aktiviteter, og at arbeidet gir lønn å leve av.
Vårt ansvar strekker seg imidlertid ut av vår egen bedrift, så våre krav til anstendige arbeidsforhold gjelder også for våre leverandører, underentreprenører, forretningsforbindelser og samarbeidspartnere (samlet heretter kalt leverandøren).
Vi følger OECD sine retningslinjer for flernasjonale selskaper, FN- og ILO-konvensjoner og nasjonalt regelverk på områdene menneskerettigheter, arbeidsliv, miljø og forretningsetikk.
Omfang
Våre krav til forretningspraksis, anstendige arbeidsforhold og respekt for menneskerettigheter gjelder for alle våre leverandører, underentreprenører, forretningsforbindelser og samarbeidspartnere (samlet heretter kalt leverandøren). Leverandøren er ansvarlig for at retningslinjene også etterleves av deres leverandører, underentreprenører og samarbeidspartnere.
Forretningspraksis
Karlsen & Nordseth Entreprenør AS er avhengig av et godt omdømme og skal være et selskap til å stole på. Leverandøren skal operere i samsvar med gjeldende lover og forskrifter og følge alle instruksjoner som blir gitt av KNE for det aktuelle prosjekt, leveranse eller oppgave. Leverandøren er forpliktet til å opptre med integritet og ærlighet i alle forretningsforhold og skal være en pålitelig samarbeidspartner. Eventuelle mistanker om uetisk eller ulovlig praksis skal rapporteres til KNE uten opphold.
Menneskerettigheter og arbeidsforhold
Leverandøren har ansvar for- og etterlevelse av - gjeldende krav til anstendige arbeidsforhold som følger av FNs menneskerettserklæring. Vi skal ikke ha noen forekomst av sosial dumping i våre prosjekter og leverandøren forplikter seg til å sørge for at ansattes rettigheter, arbeidsforhold, arbeidstid, lønn og godtgjørelse er i samsvar med gjeldende lovgivning.
Leverandøren er ansvarlig for å opprettholde et sunt og sikkert arbeidsmiljø for sine ansatte og skal etterleve gjeldende HMS-krav. Det skal gis opplæring i sikkert arbeidsmiljø og bruk av arbeids- og verneutstyr.
Hverken barnearbeid eller tvangsarbeid skal forekomme hos leverandøren eller hos deres leverandører eller underleverandører.
KNE aksepterer ingen form for trakassering, diskriminering eller annen utilbørlig adferd på jobb. Alle medarbeidere skal ha lik behandling og like muligheter uavhengig av kjønn, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsevne, seksuell orientering eller alder. Adferd og aktiviteter som ikke fremmer et godt arbeidsmiljø skal ikke forekomme; som f.eks. trusler og voldelig adferd, samt utdeling, salg, besittelse og bruk av ulovlige medikamenter.
Det skal ikke tolereres menneskerettighetsbrudd og det skal iverksette nødvendige tiltak for å sikre at operasjoner og forretningspraksiser ikke bidrar til krenkelser av menneskerettigheter.
Klima og ytre miljø
Leverandøren skal begrense all negativ miljøpåvirkning fra sin virksomhet og følge gjeldende miljølovgivning samt de retningslinjer som gis av KNE. Leverandøren skal arbeide for kontinuerlig forbedring av sin miljøpraksis og oppfordres å være sertifisert etter relevante miljøstandarder som Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller EMAS.
Konfidensialitet og personvern
Leverandøren skal begrense all negativ miljøpåvirkning fra sin virksomhet og følge gjeldende miljølovgivning samt de retningslinjer som gis av KNE. Leverandøren skal arbeide for kontinuerlig forbedring av sin miljøpraksis og oppfordres å være sertifisert etter relevante miljøstandarder som Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller EMAS.
Antikorrupsjon
KNE krever at leverandøren driver forretning med integritet og har nulltoleranse for alle former for korrupsjon, bestikkelser, bedrageri, misbruk av tillit og uetisk adferd. Leverandøren skal sikre at alle rapporter, dokumenter og fakturaer er fullstendige og nøyaktige og at ingenting er falskt eller villedende.
Eventuelle mistanker om korrupsjon vil bli grundig undersøkt og håndtert med største alvor, og vi vil iverksette nødvendige tiltak for å forebygge og bekjempe slike handlinger. Dersom korrupsjon blir avdekket er dette å anse som grovt kontraktsbrudd og samarbeidet vil bli avsluttet omgående og uten noen form for kompensasjon.
Mindre leverandører
KNE forstår at enkelte mindre leverandører kan oppleve det som utfordrende å oppfylle kravene i retningslinjene og vil derfor vil kun kreve tiltak eller tilpasninger som står i rimelig forhold til risikoen for negative konsekvenser knyttet til de varene eller tjenestene som leveres.
Vi vil ha fokus på å gi råd og støtte slik at de i størst mulig grad kan etterleve kravene. Bl.a vil det i oppstartsmøte bli gitt informasjon om HMS og avfallshåndtering.
Aktsomhetsvurderinger
Leverandører som er omfattet av Åpenhetsloven skal gjennomføre aktsomhetsvurderinger etter OECD sine retningslinjer for å ivareta anstendige arbeidsforhold i egen bedrift og leverandørkjeder.
Etterlevelse og kontroll
Leverandøren aksepterer at KNE har rett til å gjennomføre revisjoner og få innsyn i relevante dokumenter for å kontrollere etterlevelse av disse retningslinjene. Slik kontroll innbefatter, men er ikke begrenset til, bl.a.
-
Jevnlig innhenting og kontroll av Skatte- og Avgiftsopplysninger på skjema RF-1507
-
Innhente dokumentasjon på Startbankregistrering
-
Forespørsel om leverandør har miljøstyringssystem
-
Innhenting av arbeidsavtale, timelister, lønnslipper for kontroll av lønns- og arbeidsvilkår
-
Kontroll av forsikringsdokumenter
-
Innhenting av kredittopplysninger
-
Kontroll av redegjørelse i henhold til Åpenhetsloven
Leverandøren forplikter seg til umiddelbart å iverksette nødvendige tiltak for å rette opp i avvik.
Mindre leverandører
Brudd på retningslinjene og manglende samarbeid ved kontroll kan føre til tiltak mot leverandøren avhengig av alvorlighetsgraden. Dette kan omfatte formelle advarsler, krav om retting, krav om ytterligere informasjon eller, i alvorlige tilfeller, umiddelbar terminering av kontrakten.